Konferencia

Adminisztráció hatékonyan

Dokumentum menedzsment konferencia 2010

Az elektronikus ügyvitel alkalmazásával a cégek jelentős idő, tárgyi eszköz és munkaerő megtakarítást érhetnek el, azaz gazdaságosabban és hatékonyabban működhetnek, Minél több papír és elektronikus alapú dokumentummal rendelkezik egy szervezet, annál nehézkesebb a megfelelő nyilvántartások kezelése, a naprakész információk szolgáltatása a vezetők, a munkatársak vagy az ügyfelek számára és dokumentumok, szerződések, prezentációk, fényképek és egyéb csatolmányok egységes tárolása. A korszerű dokumentum menedzsment rendszerek segítségével a vállalatok és az intézmények az ügyiratok teljes életciklusát és a hozzájuk kapcsolódó feladatokat egyetlen rendszerrel - amely integrálja az ügyviteli rendszert is - felügyelhetik, így az adminisztrációra fordított idő jelentősen csökken, a működés átláthatóbbá válik, ráadásul a papír használatának minimalizálása kíméli a környezetet.

Konferencia összefoglaló:

Költségcsökkentés, kedvezőbb folyamatszervezés, valamint a külső nyomás a három legfontosabb ok, amiért a cégek belevágnak egy dokumentum menedzsment projektekbe - mondta konferencia köszöntőjében Ablonczy Balázs, az SAP Hungary Kft. ügyvezető igazgatója. Véleménye szerint a folyamtok digitalizálásával nem csak a működés lesz hatékonyabb, de a vállalat is környezettudatosabbá válik, sokan ugyanakkor azért váltanak a papír alapú rendszerről, mert felismerik, hogy azon keresztül a folyamatok nincsenek jól megszervezve. Kezelhetetlen mennyiségű papír keletkezik, lassú a rendszer, éppen ezért egy egyszerű jóváhagyási folyamat is elhúzódhat.

„Teljesen mindegy, hogy milyen indíttatásból kezd valaki dokumentum menedzsment optimalizálásba, a legfontosabb, hogy erre a három szempontra egyszerre figyeljünk. Legrosszabb úgy végrehajtani egy ilyen projektet, hogy a végén azt vesszük észre, hogy az egész többe kerül, mint korábban. Sokkal több eszközt használunk, mégsem egyszerűbb a munkavégzés. A dokumentum menedzsment során gondoljuk át a folyamatainkat, s ne ugyanazt akarjuk megvalósítani, amit korábban papíralapon végeztünk. Egy ilyen beruházást nem lehet saját környezetünktől függetlenül végrehajtani, érdemes odafigyelni partnereink szempontjaira is. Továbbá fontos az is, hogy olyan megoldást alkalmazzunk, amelynek a későbbiekben a lehető legkisebb fejlesztési igénye lesz."

A felhasználói oldal képviseletében előadást tartó Werle Zoltán, a MÁV Zrt. Társasági Szolgáltatási Igazgatója fontosnak tartotta megjegyezni, hogy ha egy vállalat hatékonyabbá szeretné tenni adminisztrációját, ne csak az legyen az első lépése, hogy fölhívja az SAP-t. „Érdemes kicsit körbenézni a világban, ki hogy csinálja. Meg kell hallgatni a felhasználókat is a használt rendszerrel kapcsolatos tapasztalataikról. Gyönyörű rendszerek vannak a világban, de egy vállalatnak azt is föl kell mérnie, hogy mire van szüksége. Nem szabad abba a csapdába esni, hogy egyszerre mindent meg akarunk venni, legyen skálázható az, amit be akarunk szerezni."

Werle Zoltán szerint a legnehezebb megértetni az igénylővel, hogy amit akar, ahhoz milyen rendszerre van szüksége. Ezért is kell minél több helyről tapasztalatot szerezni. Szükség van a lehető legtöbb folyamat elektronizálására, használni kell a rendszereket, és nem pedig félni tőlük.

Berczik Márton az SAP részéről konkrét példákon keresztül jelezte a dokumentumarchiválásra kidolgozott megoldásokat, s azok fontosságát. Nem megfelelő archiválás mellett nőni fog az adatkarbantartás költsége, továbbá a régi számítógépes rendszerek sem dolgoznak elég hatékonyan, havi ezer euró is lehet az energiaköltségük. Megfelelő programok használatával a dokumentumokhoz való hozzáférés is javulhat.

Piaci előnyökkel is járhat, ha egy vállalat a fizetési határidőknek megfelelve tud fizetni, vagy akár még korábban is. Ehhez azonban a számlák hatékony és korrekt feldolgozására van szükség. Mára a papíralapú számlák szkennelésétől eljutottunk oda, hogy elektronikus számlákat adjanak a cégek - ennek lehetőségeit prezentálta Lázár Péter, az IDS Scheer Hungária Kft ECM üzletágának vezetője. Ahogyan az elektronikus dokumentáció lehetőségeibe nyújtott bepillantást Füzessy Tamás, a FreeSoft Nyrt. részéről, valamint Csamangó András, a Creative 4U Kft. SAP tanácsadója is.

Program

09:00-09:30        Regisztráció

09:30-10:00        Köszöntő
                         Borókai Gábor, Heti Válasz, főszerkesztő-lapigazgató
                         Ablonczy Balázs, SAP Hungary Kft., ügyvezető igazgató

10:00-10:40        Az adatarchiválás és a dokumentum menedzsment fontossága
                         Berczik Márton, SAP Hungary Kft.
                         Hogyan optimalizálhatják a vállalatok, intézmények dokumentumkezelési folyamataikat?
                         Milyen kapcsolódó dokumentumkezelési, tartalomkezelési, iratkezelési, csoportmunka
                         támogató megoldások léteznek, melyekkel magasabb minőséget lehet nyújtani az üzleti
                         folyamatok támogatásához?

10:40-11:15        Kávészünet

11:15-11:45        Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig
                         Lázár Péter, ECM üzletágvezető, IDS Scheer Hungária Kft.
                         Minden jól működő vállalat, intézmény elemi érdeke a szállítói számlák időben történő
                         korrekt és hatékony feldolgozása, amelyet úgy kell végezni, hogy a fizetési határidőknek
                         megfelelve, a szervezet összes érintett dolgozója számára átlátható folyamat működjön.

11:45-12:15        Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban
                         Füzessy Tamás, FreeSoft Nyrt.
                         A közigazgatásban különösen fontos az iratok egységes elektronikus kezelése és a
                         mindehhez kapcsolódó ügykezelés integrált megvalósítása. A bemutatandó
                         alkalmazáscsomag a dokumentum menedzsment és a csoportmunka-támogatás,
                         az irat- és ügykezelés, a munkafolyamat-vezérlés és az elektronikus ügyintézés terén
                         egyaránt megbízható és hatékony támogatást nyújt közigazgatási és gazdasági
                         szervezetek számára.

12:15-12:45        A dokumentumkezelés kihívásai nagyvállalati környezetben
                         Werle Zoltán, MÁV Zrt., Társasági Szolgáltatási Igazgató

12:45-13:45        Ebédszünet

13:45-14:15        Papír helyett elektronikus űrlap - szabadság és interaktivitás az űrlapkezelésben
                         Csamangó András, SAP tanácsadó, Creative 4U Kft.
                         Az interaktív űrlapok a kollaboratív elektronikus űrlapokon alapuló
                         dokumentáció rugalmasságával és hozzáférhetőségével bővíti ki az alkalmazások
                         portfolióját. Optimalizálhatóvá és automatizálhatóvá válnak a papíralapú üzleti folyamatok,
                         vagy akár ki lehet terjeszteni a vállalati alkalmazások hatókörét a vállalat vezetőire,
                         partnereire, ügyfeleire és szállítóira is.

14:15-14:45        Tudatos és kontrollált dokumentumkezelési folyamatok, optimalizált nyomtatási
                         rendszer, rugalmas flottamenedzsment
                         Papp Attila Péter, üzletfejlesztési vezető, Konica Minolta Magyarország
                         A Konica Minolta Optimalizált Nyomtatási Szolgáltatásai (OPS) magukban foglalják az
                         ideális nyomtatási rendszer kialakítását érintő professzionális tanácsadást, az
                         optimalizált eszközpark és a hozzá kapcsolódó dokumentum-kezelési alkalmazások
                         implementációját, továbbá a nyomtatási környezet folyamatos rendelkezésre állását és
                         annak gazdaságos üzemeltetését.

14:45-15:15        EU-s szabályozások, elérhető források, pályázatok 
                         Magyari Donát, EU-szakértő

15:15-15:45        Dokumentum menedzsment HP eszközökkel 
                         Perjési Zoltán, technológiai konzulens, HP Magyarország

15:45 -               Kérdések-válaszok